一、U8財務(wù)基礎(chǔ)管理方案綜述
U8財務(wù)基礎(chǔ)管理解決方案幫助成長型企業(yè)堵塞資金管理漏洞,加速應(yīng)收賬款回籠,強化費用控制,提高核算效率和會計信息質(zhì)量,通過U8財務(wù)基礎(chǔ)管理的部署和應(yīng)用,幫助企業(yè)建立精細的科目核算體系、建立科學(xué)的會計核算體系、利用信息化系統(tǒng)管理加強流程控制、推行財務(wù)基礎(chǔ)管理標準化、規(guī)范化和高效率,加強全流程財務(wù)監(jiān)控力度,不斷提高財務(wù)管理水平。
二、U8財務(wù)基礎(chǔ)管理方案構(gòu)成
總賬+報表+應(yīng)收款管理+應(yīng)付款管理+出納管理+固定資產(chǎn)+UFO報表
三、目標客戶
1、 單一組織企業(yè)(工業(yè)、商業(yè)、服務(wù)業(yè))
2、 關(guān)注財務(wù)基礎(chǔ)管理
四、企業(yè)關(guān)鍵需求
4.1 應(yīng)收賬款居高不下,產(chǎn)生大量呆賬壞賬
診斷:大量應(yīng)收賬款存在,經(jīng)營風(fēng)險巨大,其管理難點是:
1. 不能及時知道應(yīng)收賬款余額到底有多少,信用期內(nèi)的有多少,超過信用期的有多少
2. 不清楚各產(chǎn)品、客戶、部門、業(yè)務(wù)員的應(yīng)收賬款分布情況
3. 需要向客戶催款,財務(wù)遲遲不能提供與客戶的往來交易明細
4. 客戶信用不能有效控制,應(yīng)收賬款不斷增加,壞賬損失難以控制
4.2 內(nèi)部員工的費用控制、部門費用控制難
診斷:費用控制不力,影響企業(yè)資金周轉(zhuǎn),增加企業(yè)運營成本,其管理難點是:
1. 領(lǐng)導(dǎo)簽字時無法知道業(yè)務(wù)細節(jié),有些員工有機可乘
2. 部門的預(yù)算形成虛設(shè),報銷標準不執(zhí)行,超預(yù)算控制不力
3. 員工借款逾期不還,無法有效控制
4. 到底哪個部門超支,哪項費用超支,超支多少,無法及時進行費用追蹤與分析。
4.3 不能及時報稅或者稅額計算錯誤,導(dǎo)致稅務(wù)處罰,造成企業(yè)額外損失和聲譽受損
診斷:由于所得稅計算工作量大,鉤稽關(guān)系復(fù)雜,手工處理效率低,容易出錯。企業(yè)在報稅時存在以下問題:
1. 稅法年年變,稅法政策了解不透徹
2. 稅務(wù)報表數(shù)量多,計算容易出錯
3. 稅務(wù)報表之間鉤稽關(guān)系復(fù)雜,修改費勁
4.4 缺乏規(guī)范的資金管理,造成銀行透支,影響企業(yè)信譽
診斷:企業(yè)每天流入流出的資金量大,出納需要經(jīng)常往返企業(yè)與不同銀行之間,費時費力:
1. 銀行票據(jù)手工填寫容易出錯,造成廢票
2. 銀行多、資金收支業(yè)務(wù)量大,出納疲于奔命
3. 銀行對賬工作量太大,出納編制銀行余額調(diào)整表費時費力
4. 銀行賬戶余額只能月底才知道,簽支票時就怕透支
4.5 固定資產(chǎn)管理薄弱,不能全程動態(tài)跟蹤每一個固定資產(chǎn),造成重復(fù)采購,資產(chǎn)浪費嚴重
診斷:固定資產(chǎn)管理不善,給管理帶來損失,存在的主要問題是:
1. 有的企業(yè)不清楚到底有多少臺、套固定資產(chǎn),心中無數(shù)
2. 有些設(shè)備長期閑置不用,無人知曉
3. 固定資產(chǎn)賬實不符,盤點困難,難以追查,造成資產(chǎn)流失
4.6 財務(wù)信息滯后和失真,不能滿足決策的要求
診斷:手工會計核算模式下,效率低下,容易出錯,同樣問題,月月重復(fù),這些問題是:
1. 財務(wù)人員大量工作消耗在登記賬薄上
2. 財務(wù)賬經(jīng)常與業(yè)務(wù)部門賬簿對不上;
3. 無法及時提供業(yè)務(wù)部門需要的會計信息
4. 財務(wù)人員經(jīng)常加班,卻往往不能及時出具報表
五、解決方案
5.1方案架構(gòu)

用友U8財務(wù)基礎(chǔ)管理解決方案作為中國成長型企業(yè)最佳經(jīng)營管理平臺的一個基礎(chǔ)應(yīng)用,包括總賬、應(yīng)收賬款管理、應(yīng)付賬款管理、網(wǎng)上銀行、網(wǎng)上報銷、出納管理、UFO報表、固定資產(chǎn)、所得稅申報模塊,表等模塊,并與業(yè)務(wù)系統(tǒng)如采購、銷售、倉庫等緊密相聯(lián),財務(wù)會計、出納、會計主管均可以通過該系統(tǒng)平臺進行日常管理與報表分析。
5.2方案對策
5.2.1 診斷問題:如何降低應(yīng)收賬款比重,盤活營運資金?
對策一:對應(yīng)收賬款構(gòu)成要心中有數(shù)
通過應(yīng)收賬款精細化管理,按客戶、部門、業(yè)務(wù)員、產(chǎn)品記錄每一筆業(yè)務(wù)的應(yīng)收賬款明細,內(nèi)容包括發(fā)生金額、發(fā)生日期,系統(tǒng)還可以記錄每一筆收款明細,通過應(yīng)收以及回款的詳細記錄可以追溯業(yè)務(wù)的來龍去脈,做到心中有數(shù)。
及時與客戶之間的往來交易明細,防止認知差異,有利于催收貨款。
對策二:加強客戶信用管理
為客戶分別設(shè)置不同的信用額度和信用期間和控制方式,當與企業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)時,進行信用控制。
信用控制有3個時機:一是開訂單時進行控制;二是開發(fā)貨單時進行控制;三是開發(fā)票時進行控制。信用控制有3種方式:一是剛性控制;二是柔性;三是不控制。通過信用管理,可杜絕大量超信用交易發(fā)生。
對策三:應(yīng)收賬款賬齡分析
將應(yīng)收款與收款之間的進行逐筆核銷,準確地反映每一筆應(yīng)收賬款的發(fā)生和回款對應(yīng)關(guān)系,準確記載每筆應(yīng)收款的賬齡。
通過賬齡分析,可以準確定位和跟蹤有回款風(fēng)險的客戶,及時采取對策,防止貨款拖久難催,形成壞賬。隨時分析每客戶、每業(yè)務(wù)員、每產(chǎn)品系列的30天、60天。。。1年、2年。。。。賬齡,根據(jù)該賬齡分析表,制定不同的貨款催收政策。
5.2.2 診斷問題:如何實現(xiàn)內(nèi)部員工的費用控制、部門費用控制?
對策一:科目精細化,輔助核算
將科目進行精細化設(shè)置,比如管理費用科目,可以按費用項目設(shè)置下級;而且將費用科目進行部門核算、個人核算,甚至專項核算。相當于一項費用支出從多角度進行記錄,所以更加精細,有利于分析費用形成原因和分清部門責(zé)任。
對策二:預(yù)算控制、標準控制
科學(xué)制定預(yù)算,將預(yù)算分解落實到具體的責(zé)任單位和個人,在事先進行控制;報銷時、
支付時,在業(yè)務(wù)進行中進行預(yù)算控制;事后對預(yù)算進行分析,找原因。
對策三:通過ERP進行流程審批控制
費用審批通過ERP進行流程和額度控制,可以有效杜絕人情關(guān)系造成的控制不力,同時減少例外情況發(fā)生。
5.2.3 診斷問題:如何進行全面固定資產(chǎn)管理?
對策一:建立固定資產(chǎn)卡片
為每個固定資產(chǎn)設(shè)備或裝置建立卡片,并將卡片和設(shè)備編碼建立對應(yīng)關(guān)系,企業(yè)有多少臺套固定資產(chǎn),心中有數(shù)。
對策二:固定資產(chǎn)全周期管理
對新添置的固定資產(chǎn),在ERP中自申請、采購、入庫、出庫到投入使用,自動建立卡片,進行有效管理;對現(xiàn)有固定資產(chǎn),ERP自卡片開始,自動提取折舊,資產(chǎn)變更、資產(chǎn)增值減值、資產(chǎn)評估、盤點直到報廢,全部在ERP 系統(tǒng)中找到變化軌跡。
對策三:固定資產(chǎn)條碼管理
針對固定資產(chǎn)分散在不同地點,盤點困難,ERP-U8條碼掃描盤點功能可以解決該問題。對盤點后的盤盈與盤虧有相應(yīng)的業(yè)務(wù)跟蹤處理。
5.2.4 診斷問題:如何實現(xiàn)方便的網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)?
對策一:實現(xiàn)多家銀行賬戶余額查詢
通過賬戶余額查詢系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)上在線查詢當天多家銀行(工行、建行、中行、交行等)、賬戶余額,并將當日余額和科目賬余額進行比較分析
對策二:實現(xiàn)當日交易明細、歷史交易明細查詢
通過網(wǎng)上銀行當日交易明細查詢可以實現(xiàn)網(wǎng)上在線查詢當天銀行賬戶交易明細、歷史交易明細
對策三:數(shù)據(jù)無縫傳輸,避免了數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入
網(wǎng)上銀行系統(tǒng)為用戶提供了統(tǒng)一的操作界面和流程,在使用過程中用戶不必關(guān)心要與哪一家銀行進行聯(lián)接,這些工作完全由系統(tǒng)通過讀取賬戶信息自動完成
5.2.5 診斷問題:如何提高財務(wù)核算效率?
對策一:憑證數(shù)據(jù)實時自動登錄賬簿
會計憑證一旦生成,財務(wù)賬簿自動增加相關(guān)記錄,可以選擇是否包括未審核、已審核、未記賬、已記賬的憑證狀態(tài)的財務(wù)數(shù)據(jù)
對策二:業(yè)務(wù)單據(jù)自動生成憑證
業(yè)務(wù)部門將采購/銷售發(fā)票、出入庫單等業(yè)務(wù)單據(jù)業(yè)務(wù)錄入系統(tǒng)后,財務(wù)人員可以直接在應(yīng)付、應(yīng)收和存貨核算等系統(tǒng)直接審核生成憑證
對策三:高效靈活的自動化處理流程
支持流程的自動化處理,實現(xiàn)業(yè)務(wù)單據(jù)到財務(wù)憑證的同步共享;并可自動完成月末分攤、計提、轉(zhuǎn)賬、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)并可自動進行試算平衡、對賬、結(jié)賬、生成月末工作報告。
對策四:隨時可以生成各類報表
無需等到月底年底結(jié)賬,財務(wù)主管通過自定義取數(shù)公式設(shè)置,隨意定義報表格式和公式,可以自動從賬務(wù)系統(tǒng)取數(shù),生成資產(chǎn)負債、利潤表等多種財務(wù)報表,并提供與財政部久其報表的接口
對策五:任意報表數(shù)據(jù)都可追至明細單據(jù)
只要用戶擁有一定的權(quán)限,即可在報表的單元格中聯(lián)查當前科目的明細賬。通過報表聯(lián)查憑證,體現(xiàn)了數(shù)據(jù)集成、一體化管理思想,特別是在報表分析時,可以層層深入地分析數(shù)據(jù),更加便捷。
六、方案應(yīng)用價值
用友U8財務(wù)基礎(chǔ)管理全面解決方案根據(jù)當前信息化財務(wù)核算的業(yè)務(wù)特點,結(jié)合用友60 余萬用戶經(jīng)驗推出的財務(wù)基礎(chǔ)管理整體解決方案。本方案預(yù)置了豐富的流程導(dǎo)航圖,并且根據(jù)企業(yè)中崗位和人員職能的需求預(yù)置了不同的角色,通過角色驅(qū)動、流程導(dǎo)航幫助用戶輕松實現(xiàn)從預(yù)算到核算到財務(wù)分析的全過程管理。
加強了財務(wù)監(jiān)督和控制作用:通過信息化手段,可穿透業(yè)務(wù)過程,追根溯源,從而有效進行業(yè)務(wù)監(jiān)督和控制。
提高了會計信息質(zhì)量:無論從財務(wù)信息及時性還是全面性、正確性方面都大幅度提高,會計信息能夠更好地為企業(yè)經(jīng)營服務(wù)。
堵塞了管理漏洞:通過用友U8系統(tǒng)提供的規(guī)范化業(yè)務(wù)流程、流程審批、預(yù)算、標準控制以及不相容崗位權(quán)限控制等措施,最大限度地控制異常業(yè)務(wù)發(fā)生,堵塞管理漏洞。
提升財務(wù)核算效率:自動憑證、自動記賬、自動轉(zhuǎn)賬、自動生成財務(wù)報表、自動計算所得稅、自動上報清繳、網(wǎng)上銀行等一系列的自動處理功能大幅度提高了財務(wù)核算的效率和財務(wù)信息的及時性。
降低經(jīng)營風(fēng)險,提升企業(yè)效益:通過加強資金的管控、費用精細化核算、應(yīng)收賬款賬齡分析以及固定資產(chǎn)全程跟蹤等等,降低了資產(chǎn)流失、壞賬以及營私舞弊等風(fēng)險,提升企業(yè)經(jīng)濟效益。
七、示范企業(yè)-福建茶葉進出口有限責(zé)任公司
7.1 企業(yè)簡介
福建茶葉進出口有限責(zé)任公司為中國糧油食品(集團)有限公司旗下中國茶葉股份有限公司控股企業(yè)。福建茶葉進出口有限責(zé)任公司前身為中國茶業(yè)公司福州分公司,成立于1950年2月,1998年完成改制。
公司是中國茶葉進出口大型企業(yè)之一,主營烏龍茶、花茶、白茶、綠茶、紅茶等五大茶類。
公司的蝴蝶牌商標為福建省著名商標和福建出口名牌。五十年來蝴蝶牌系列茶葉產(chǎn)品遠銷海外60多個國家和地區(qū),成為百姓日常生活必備品。公司近年來通過了ISO-9001國際質(zhì)量體系認證、ISO-14001國際環(huán)境管理體系認證、HACCP認證證書以及日本、歐盟、美國有機食品認證、QS質(zhì)量認證、福建CIQ過程管理 、實驗室認證。
7.2 診斷問題
1、核算粗放,大鍋飯,費用居高不下
由于金融危機的影響,企業(yè)的訂單明顯減少,雖然收入減少,但成本并沒有隨著同步降低,管理粗放,直接導(dǎo)致利潤下滑。
2、 財務(wù)信息嚴重滯后,無法為決策提供依據(jù)
每次開經(jīng)營會議,領(lǐng)導(dǎo)層根本無法得到當天的庫存、收付款、費用以及收入等情況,領(lǐng)導(dǎo)決策多數(shù)憑估計,對市場反映慢。
3、 銷售不暢、資金回籠慢、資金占用等原因造成企業(yè)資金緊張
由于銷售不暢,客戶開始延期付款。企業(yè)原料雖然同步減少,但費用仍然很高,再加上開拓國內(nèi)市場也需要廣告、門店鋪貨以及增加物流成本等,資金緊張。
7.3 診斷方案
為解決以上管理問題,福建茶葉決定通過ERP提升企業(yè)競爭力,提出了劃小核算單元,精細核算,快速響應(yīng)市場,從外銷向內(nèi)銷拓展的轉(zhuǎn)型升級策略,在一期項目成功部署財務(wù)基礎(chǔ)管理解決方案和其他解決方案,均取得了超出預(yù)期的應(yīng)用成效。其ERP總體業(yè)務(wù)流程如下:
7.4 應(yīng)用效果
費用控制精細化,成本降低見成效
將三大費用除了按部門外,有的還細化到車輛;樣品管理也一改過去的粗放式管理,現(xiàn)將樣品費用按領(lǐng)用記入部門,責(zé)任清晰;為每個成本中心、每個訂單、每個產(chǎn)品計算生產(chǎn)成本,生產(chǎn)損耗率有效控制在1%以內(nèi)。
加速資金回籠
根據(jù)發(fā)票及時自動形成應(yīng)收賬款,并且按客戶、業(yè)務(wù)員詳細記錄每一筆收款,將收款與應(yīng)收款進行核銷,可以動態(tài)掌握每個部門、客戶、業(yè)務(wù)員的發(fā)貨與未回款情況,幫助業(yè)務(wù)部門跟催貨款;同時及時監(jiān)控到各門店業(yè)務(wù),能夠保證門店收入及時入賬。
監(jiān)督公司相關(guān)制度有效執(zhí)行
隨時查看到貿(mào)易部門的每一筆業(yè)務(wù)交易細節(jié),從而有效監(jiān)督公司制定的價格、信用等政策是否得到貫徹執(zhí)行,保障企業(yè)經(jīng)營管理的安全。
財務(wù)信息對決策的強力支持
隨時按多個緯度統(tǒng)計分析各部門、業(yè)務(wù)員、客戶、每一單的贏利及回款情況,不但可及時為業(yè)務(wù)部門分析市場和篩選、跟蹤客戶提供準確的決策依據(jù),而且還能為公司制定進行績效考核提供數(shù)據(jù)依據(jù)。
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